Capítulo II Nuevo paradigma en preservación: la preservación
digital
A lo largo de los años las instituciones que conservan la
memoria cultural bibliotecas, archivos y museos han desarrollado pautas,
procedimientos y prácticas des-tinadas a prolongar la vida de los materiales
custodiados. La transición al entorno digital que se ha vivido durante las dos
últimas décadas plantea una serie de nuevos retos a los responsables de la
preservación. Aunque algunos de sus cono-cimientos y aptitudes aún servirán,
otros tendrán que ser adaptados a la nueva realidad ya que el contexto es, en
muchos aspectos, radicalmente diferente; incluso algunos de los conceptos
básicos sobre los que se han desarrollado las prácticas profesionales tendrán
que ser replanteados. Al mismo tiempo los profesionales de la preservación
tendrán que demostrar haber alcanzado nuevas competencias, aún sin definir. En
el capítulo VIII se exponen algunas de las recomendaciones para las nuevas
competencias. Esta sección se enfoca sobre las diferencias que representan los
recursos digitales para los profesionales de la preservación a quienes se
exigen cambios de las políticas y prácticas habituales. En las siguientes
páginas se exploran algunos de los aspectos más afectados, entre ellos los
relacionados con el "qué", "cuándo" y "quién": ¿qué
hay que preservar? ¿cuándo hay que poner en marcha las acciones de
preservación? ¿quién tiene que responsabilizarse de la preservación?
1. Conceptos básicos
1.1 Definiciones
Este capitulo se inicia con una mirada a las definiciones de
preservación elabo-radas por dos asociaciones profesionales: la Federación
Internacional de Asociaciones Bibliotecarias (IFLA) y la American Library
Association (ALA).
Editorial IKX: 28 La preservación de recursos digitales
IFLA: "...abarca todas las consideraciones relacionadas
con la gestión, adminis-tración, financiamiento y recursos humanos tendentes a
salvaguardar el bienestar de la colecciones de bibliotecas." [IFLA
principios para el cuidado...) ALA: "Actividades asociadas al
mantenimiento en buenas condiciones del material de archivo y bibliotecario
para su utilización en forma original." [Glosario ALA...]
Hay tres puntos -explícitos o implícitos- que son
especialmente pertinentes para la comparación entre la preservación tradicional
y la de recursos digitales: • se trata de una serie de actividades y no sólo
técnicas aisladas; • la finalidad de la preservación de los recursos bibliográficos
es su futura utilización; • se pretende preservar el documento físico además de
la información que éste contiene.
Es decir, poco valdría dedicar los esfuerzos para preservar
documentos si luego la información que contienen no fuese recuperable y
utilizable. Para ello, hay que llevar a cabo una variedad de actividades que
comprenden -además de los procedimientos técnicos- la planificación y la
gestión de los recursos institucionales. En la preservación de recursos
digitales, algunos de los conceptos tradicionales siguen siendo válidos y otros
ya no sirven en el nuevo entorno; además se incorporan otros, completamente
nuevos, tal y como se puede apreciar en las siguientes definiciones:
• ...acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los
objetos digitales a largo plazo (Directrices para la preservación..., p. 165) •
...acciones necesarias para asegurar un acceso continuado y pertinente a la
infor-mación digital durante el tiempo que sea requerido y para cualquier
finalidad legí-tima.. (Waller/Sharpe, 2006, p.10) • ...actividades necesarias
para asegurar el acceso continuado a materials digita-les hasta cuando sea
necesario -no obstante los obstáculos que representan los fallos en los
soportes o los cambios tecnológicos. (Jones/Beagrie, 2002, 1.3) •
...actividades gestionadas necesarias para asegurar el mantenimiento a largo
plazo de la cadena de bits y la accesibilidad continuada del contenido.
(Trusted digi. tal repositories, p. 3)
e Editorial UOC 29
Nuevo paradigma en preservación
Estas definiciones, con una ligera variación entre ellas,
tienen puntos en común con las definiciones tradicionales y, al mismo tiempo,
muestran algunas diferencias básicas. Por ejemplo, el concepto de "el
objetivo de la preservación es la utilización de la información" se parece
en parte a las definiciones tradicionales pero también se introducen dos
elementos nuevos: • se pretende preservar la información en vez del documento físico;
• se pretende garantizar la accesibilidad y no solamente la utilización de la
información.
Esto se debe a factores que representan unas diferencias
fundamentales entre los soportes digitales y la mayoría de los tradicionales.
Tradicionalmente la conservación del documento físico equivalía a la
conservación de la información que contenía y, como consecuencia, garantizaba
su usabilidad (salvo, obviamente, problemas debidos a idioma o defectos
sensoria-les). En palabras de Abby Smith:
Muchas nociones que los bibliotecarios y los usuarios de
bibliotecas tienen sobre la preservación, se derivan -de forma consciente o no-
de nuestra experiencia con los libros: fijos, estables y duraderos. (Access in
the fuhire tense, p.4)
En cambio, ha quedado roto el vínculo intrínseco que antes
existía, por un lado, entre los datos y los soportes en que se grababan y, por
otro, entre los datos y su uso posterior, tal y como se expone en la siguiente
sección.
1.2 Alteración de la relación entre contenido y soporte
Se exponen a continuación algunos efectos de la relación
alterada entre el con-tenido y el soporte físico en el entorno digital.
Separación entre los
datos y los soportes
• La grabación de datos digitales no es inalterable como lo
es la escritura o impresión con tinta sobre papel y los datos se pueden
reproducir, alterar o borrar con gran facilidad. • La vida funcional del
soporte digital es extremadamente limitada y, por ello, los datos tienen que
pasarse a soportes nuevos para preservarlos.
Editorial UOC 29 Nuevo paradigma en preservación
Estas definiciones, con una ligera variación entre ellas,
tienen puntos en común con las definiciones tradicionales y, al mismo tiempo,
muestran algunas diferencias básicas. Por ejemplo, el concepto de "el
objetivo de la preservación es la utilización de la información" se parece
en parte a las definiciones tradiciona-les pero también se introducen dos
elementos nuevos: • se pretende preservar la información en vez del documento
físico; • se pretende garantizar la accesibilidad y no solamente la utilización
de la infor-mación.
Esto se debe a factores que representan unas diferencias
fundamentales entre los soportes digitales y la mayoría de los tradicionales.
Tradicionalmente la conservación del documento físico equivalía a la
conservación de la información que contenía y, como consecuencia, garantizaba
su usabilidad (salvo, obviamente, problemas debidos a idioma o defectos
sensoria-les). En palabras de Abby Smith:
Muchas nociones que los bibliotecarios y los usuarios de bibliotecas
tienen sobre la preservación, se derivan -de forma consciente o no de nuestra
experiencia con los libros: fijos, estables y duraderos. (Access in the fuhire
tense, p.4)
En cambio, ha quedado roto el vínculo intrínseco que antes
existía, por un lado, entre los datos y los soportes en que se grababan y, por
otro, entre los datos y su uso posterior, tal y como se expone en la siguiente
sección.
1.2 Alteración de la relación entre contenido y soporte
Se exponen a continuación algunos efectos de la relación
alterada entre el con-tenido y el soporte físico en el entorno digital.
Separación entre los datos y los soportes
• La grabación de datos digitales no es inalterable como lo
es la escritura o impre-sión con tinta sobre papel y los datos se pueden
reproducir, alterar o borrar con gran facilidad. • La vida funcional del
soporte digital es extremadamente limitada y, por ello, los datos tienen que
pasarse a soportes nuevos para preservarlos.
© Editorial UOC 31
Nuevo paradigma en preservación
2. Principales diferencias entre la preservación tradicional
y la preservación de recursos digitales
Para planificar la preservación de un fondo tradicional, era
necesario saber, por ejemplo qué material preservar y hasta cuándo preservarlo.
En el entorno digital, también se requieren las respuestas a estas preguntas;
pero al mismo tiempo la respuesta a la pregunta "¿qué material?" es
más compleja por haber adquirido otros matices. En esta sección se tratan los
tres siguientes interrogantes y la forma en que afectarán a la labor de
preservación: • ¿Qué recursos hay que preservar? • ¿Cuándo hay que empezar el
tratamiento? • ¿Quiénes se implicarán en el proceso de preservación?
2.1 ¿Qué recursos hay que preservar?
El hecho de que los recursos económicos y humanos sean
limitados obliga a las instituciones a establecer una política para guiar la
inversión de los recursos existentes de forma sistemática y eficiente. La
política tiene que elaborarse teniendo en cuenta las necesidades y recursos
institucionales, los intereses de sus usuarios y los diferentes aspectos
físicos e intelectuales de los documentos tales como formato, estado,
pertinencia, valor y uso. Dentro del marco de las posibilidades económicas y
materiales institucionales, se pretende buscar un equilibrio entre la
importancia relativa del documento y los factores de riesgo que le amenacen o
que le hayan afectado. En la preservación tradicional, a la hora de seleccionar
un documento o grupo de documentos para ser preservados, se suelen aplicar
criterios como: • la obligación legal, • el valor intrínseco del material, • la
pertinencia para los intereses de la institución, • el estado físico, • el uso
actual y potencial, • el valor artístico, • las políticas sobre su
emplazamiento y manipulación, • la disponibilidad en otras bibliotecas, • la
costeefectividad del tratamiento, • la disponibilidad de personal e
instalaciones para realizar el tratamiento,
O Editorial UOC. 32
La preservación de recursos digitales
• la existencia y disponibilidad de soportes alternativos
apropiados (Baró, 1990).
La prioridad asignada a cada criterio la establece la
institución; por ejemplo, ¿qué es más importante: preservar un solo documento
valioso a un coste alto o varios documentos de mayor uso y con una inversión
menor? Es lógico suponer que la decisión de una biblioteca nacional podría
diferir sensiblemente de la de una biblioteca universitaria en determinados
casos. En el caso de la preservación de los recursos digitales, además de los
criterios ya expuestos, hay nuevos factores relacionados con la naturaleza de
los documentos digitales que también deben considerarse. El Handbook publicado
en 2001 por la British Library2 sugiere los siguientes interrogantes para que
la institución determine la factibilidad -o no- de asumir la responsabilidad de
la preservación: (Jones/Beagrie, 2001): 1. si el material se ajusta a la
política institucional de selección; 2. si otra institución ha asumido la
responsabilidad de preservar el recurso; 3. si hay obligación de preservar (por
ejemplo, para cumplir el Depósito legal); 4. si el valor del documento
justifica la preservación a largo plazo; 5. si la institución tiene pleno
derecho a manipular los datos para asegurar su acceso en futuros entornos
informáticos; 6. si hay permiso para acceder al material en el futuro; 7. si el
recurso está en un formato legible actualmente y previsiblemente en el futuro;
8. si el recurso está en un soporte que se pueda gestionar para transferir o
almacenar los datos; 9. si el recurso dispone de documentación identificativa,
incluyendo los metadatos.
De estos criterios, los cuatro primeros son parecidos a los
tradicionales, mien-tras que los cinco últimos representan nuevos criterios que
los profesionales tendrán que comenzar a aplicar. Además, cada uno de ellos
implicará nuevos pro-cesos y requerirá nuevos conocimientos tal y como sugieren
los siguientes ejemplos:
2. La versión en línea está disponible en la web de la
Digital Library Coalition. La DLC también se responsabiliza de su
actualización.
O Editorial UOC. 32 La preservación de recursos digitales
• la existencia y disponibilidad de soportes alternativos
apropiados (Baró, 1990).
La prioridad asignada a cada criterio la establece la
institución; por ejemplo, ¿qué es más importante: preservar un solo documento
valioso a un coste alto o varios documentos de mayor uso y con una inversión
menor? Es lógico suponer que la decisión de una biblioteca nacional podría
diferir sensiblemente de la de una biblioteca universitaria en determinados
casos. En el caso de la preservación de los recursos digitales, además de los
criterios ya expuestos, hay nuevos factores relacionados con la naturaleza de
los documentos digitales que también deben considerarse. El Handbook publicado
en 2001 por la British Library2 sugiere los siguientes interrogantes para que
la institución determine la factibilidad -o no- de asumir la responsabilidad de
la preservación: (Jones/Beagrie, 2001): 1. si el material se ajusta a la
política institucional de selección; 2. si otra institución ha asumido la
responsabilidad de preservar el recurso; 3. si hay obligación de preservar (por
ejemplo, para cumplir el Depósito legal); 4. si el valor del documento
justifica la preservación a largo plazo; 5. si la institución tiene pleno
derecho a manipular los datos para asegurar su acceso en futuros entornos
informáticos; 6. si hay permiso para acceder al material en el futuro; 7. si el
recurso está en un formato legible actualmente y previsiblemente en el futuro;
8. si el recurso está en un soporte que se pueda gestionar para transferir o
almacenar los datos; 9. si el recurso dispone de documentación identificativa,
incluyendo los metadatos.
De estos criterios, los cuatro primeros son parecidos a los
tradicionales, mientras que los cinco últimos representan nuevos criterios que
los profesionales tendrán que comenzar a aplicar. Además, cada uno de ellos
implicará nuevos procesos y requerirá nuevos conocimientos tal y como sugieren
los siguientes ejemplos:
2. La versión en línea está disponible en la web de la Digital
Library Coalition. La DLC también se responsabiliza de su actualización.
O Editorial UOC
34 La preservación de
recursos digitales
• actuación esporádica o continuada; • actuación cuando se
crea el documento o sólo en caso de deterioro; • actuación u omisión.
Actuación reactiva o proactiva
La preservación tradicional abarca actuaciones anteriores a
la aparición de los efectos nocivos de los factores de riesgo, para prevenirlos
o, al menos, para redu-cir su impacto. Por ejemplo, algunos de los riesgos
relacionados con el ambiente pueden ser eliminados mediante controles eficaces
de temperatura y humedad relativa y de esta manera la vida de los documentos
puede ser prolongada. Pero, en la práctica, a menudo las actuaciones
tradicionales para alargar la vida de los materiales han sido reactivas: la
aplicación de técnicas de conservación para paliar el daño sufrido una vez
detectados los signos de deterioro. La respuesta reactiva no es adecuada para
los documentos digitales pues cuan-do se detecta el daño, a menudo es demasiado
tarde rescatar la información archivada. Por ello se insiste tanto en la
importancia de actuaciones proactivas para combatir los peligros específicos a
que se enfrentan los recursos digitales. ¿A qué se debe esta necesidad de prever
y responder antes de que se produzca el problema? Se debe a las causas tales
como: • la reducida vida útil de un recurso digital, • la rápida evolución de
la tecnología, • la facilidad de alteración de los datos.
Mientras un documento tradicional puede estar décadas o
incluso siglos en la biblio-teca antes de que necesite un tratamiento
específico, la vida de los soportes digi-tales dura unos pocos años (¡y a veces
meses!) dependiendo de factores como el tipo de soporte, la calidad de su
fabricación y las condiciones ambientales en que se ha almacenado desde su
inicio. Por otra parte, la evolución tecnológica deja ilegibles a muchos
documentos a causa de la desaparición de su entorno informático original a
pocos años de su creación, a diferencia del documento tradicional que no
requiere ningún software o hardware para ser interpretado a lo largo de los
años. Un informe sobre las necesidades de preservación digital en el Reino
Unido define "largo término" (long-terrn) aplicado a documentos
digitales como un período ¡de más de veinte años! (Waller/Sharpe, 2006, p.10)
¿Cuál habría sido el coste para las bibliotecas
s1 Editorial LrOC 35 Nuevo paradigma en preservación
actuales -en adquisiciones y en actividades de preservación-
si los libros hubie-sen quedado inutilizables sólo veinte años después de su
compra? También se requiere una intervención rápida debido a la facilidad de
alterar los datos grabados. Esta falta de estabilidad de los datos digitales
pone en entre dicho la autenticidad de la información archivada: ¿cómo se sabrá
si no ha sufrido ninguna pérdida de datos u otra alteración a lo largo de los
años? O, en otras palabras, ¿cómo podrán confiar los usuarios del futuro en el
recurso preservado y cómo podrán demostrárselo los responsables de su custodia?
Por ello, es necesaria la descripción del recurso original mediante metadatos
incorporados en una etapa temprana de su vida. De esta forma se podrá
certificar cómo era el original para luego, en un momento del futuro, poder
constatar la autenticidad del recurso recuperado.
Actuación esporádica o continuada
Además, una vez se ha sometido el documento tradicional a un
tratamiento para preservarlo, su vida se alarga sustancialmente sin necesidad
de intervenir nueva-mente. En cambio, la preservación de los documentos
digitales requiere seguimien-to e intervenciones continuas, paralelas a la
evolución de la tecnología. Estas intervenciones afectan también a la
descripción expresada mediante los meta-datos- ya que tendrá que actualizarse
para reflejar detalladamente las técnicas a que haya sido sometido el documento
original y las transformaciones resultan-tes. Como se ha expuesto en el párrafo
anterior, sólo mediante los metadatos se podrá garantizar la autenticidad del
recurso custodiado.
No sólo hay que man-tener al día los datos técnicos, sino
también los relacionados con los derechos sobre el documento y con la
autorización para manipularlo. Esta información -también susceptible a
cambiosdeterminará tanto las actuaciones técnicas permitidas a la biblioteca
como el nivel de acceso y tipo de uso permitidos a los usuarios. Por ello es
información imprescindible para que la biblioteca, como gestor del recurso,
pueda siempre asegurar el cumplimiento de la legislación y de los acuerdos que
haya firmado mientras éstos permanezcan vigentes. Como habrá quedado patente, el
tratamiento continuo de los recursos requie-re una implicación directa y activa
de la organización, en cuanto a la provisión de los recursos institucionales
para llevar a cabo las actividades necesarias.
No cabe duda de que el nivel de apoyo y la inversión
necesaria son mucho más altos que en el pasado. Por ello se plantea la
interrogante sobre la capacidad y voluntad de
s1 Editorial LrOC 35 Nuevo
paradigma en preservación
actuales -en adquisiciones y en actividades de preservación-
si los libros hubiesen quedado inutilizables sólo veinte años después de su
compra? También se requiere una intervención rápida debido a la facilidad de
alterar los datos grabados. Esta falta de estabilidad de los datos digitales
pone en entre dicho la autenticidad de la información archivada: ¿cómo se sabrá
si no ha sufrido ninguna pérdida de datos u otra alteración a lo largo de los
años? O, en otras palabras, ¿cómo podrán confiar los usuarios del futuro en el
recurso preservado y cómo podrán demostrárselo los responsables de su custodia?
Por ello, es necesaria la descripción del recurso original mediante metadatos
incorporados en una etapa temprana de su vida. De esta forma se podrá
certificar cómo era el original para luego, en un momento del futuro, poder
constatar la autenticidad del recurso recuperado.
Actuación esporádica o continuada
Además, una vez se ha sometido el documento tradicional a un
tratamiento para preservarlo, su vida se alarga sustancialmente sin necesidad
de intervenir nueva-mente. En cambio, la preservación de los documentos
digitales requiere seguimiento e intervenciones continuas, paralelas a la
evolución de la tecnología.
Estas intervenciones afectan también a la descripción
-expresada mediante los meta-datos- ya que tendrá que actualizarse para reflejar
detalladamente las técnicas a que haya sido sometido el documento original y
las transformaciones resultantes. Como se ha expuesto en el párrafo anterior,
sólo mediante los metadatos se podrá garantizar la autenticidad del recurso
custodiado. No sólo hay que man-tener al día los datos técnicos, sino también
los relacionados con los derechos sobre el documento y con la autorización para
manipularlo. Esta información -también susceptible a cambios-determinará tanto
las actuaciones técnicas permitidas a la biblioteca como el nivel de acceso y
tipo de uso permitidos a los usuarios. Por ello es información imprescindible
para que la biblioteca, como gestor del recurso, pueda siempre asegurar el
cumplimiento de la legislación y de los acuerdos que haya firmado mientras
éstos permanezcan vigentes.
Como habrá quedado
patente, el tratamiento continuo de los recursos requiere una implicación
directa y activa de la organización, en cuanto a la provisión de los recursos
institucionales para llevar a cabo las actividades necesarias. No cabe duda de
que el nivel de apoyo y la inversión necesaria son mucho más altos que en el
pasado. Por ello se plantea la interrogante sobre la capacidad y voluntad de
actuales -en adquisiciones y en actividades de preservación-
si los libros hubiesen quedado inutilizables sólo veinte años después de su
compra? También se requiere una intervención rápida debido a la facilidad de
alterar los datos grabados. Esta falta de estabilidad de los datos digitales
pone en entre dicho la autenticidad de la información archivada: ¿cómo se sabrá
si no ha sufrido ninguna pérdida de datos u otra alteración a lo largo de los
años? O, en otras palabras, ¿cómo podrán confiar los usuarios del futuro en el
recurso preservado y cómo podrán demostrárselo los responsables de su custodia?
Por ello, es necesaria la descripción del recurso original mediante metadatos
incorporados en una etapa temprana de su vida. De esta forma se podrá
certificar cómo era el original para luego, en un momento del futuro, poder constatar
la autenticidad del recurso recuperado.
Actuación esporádica o continuada
Además, una vez se ha sometido el documento tradicional a un
tratamiento para preservarlo, su vida se alarga sustancialmente sin necesidad
de intervenir nueva-mente. En cambio, la preservación de los documentos
digitales requiere seguimien-to e intervenciones continuas, paralelas a la
evolución de la tecnología. Estas intervenciones afectan también a la
descripción -expresada mediante los metadatos- ya que tendrá que actualizarse
para reflejar detalladamente las técnicas a que haya sido sometido el documento
original y las transformaciones resultantes.
Como se ha expuesto en el párrafo anterior, sólo mediante
los metadatos se podrá garantizar la autenticidad del recurso custodiado. No
sólo hay que man-tener al día los datos técnicos, sino también los relacionados
con los derechos sobre el documento y con la autorización para manipularlo.
Esta información -también susceptible a cambios-determinará tanto las
actuaciones técnicas permitidas a la biblioteca como el nivel de acceso y tipo
de uso permitidos a los usuarios. Por ello es información imprescindible para
que la biblioteca, como gestor del recurso, pueda siempre asegurar el
cumplimiento de la legislación y de los acuerdos que haya firmado mientras
éstos permanezcan vigentes. Como habrá quedado patente, el tratamiento continuo
de los recursos requiere una implicación directa y activa de la organización,
en cuanto a la provisión de los recursos institucionales para llevar a cabo las
actividades necesarias.
No cabe duda de que
el nivel de apoyo y la inversión necesaria son mucho más altos que en el
pasado. Por ello se plantea la interrogante sobre la capacidad y voluntad de
"los retrasos ... tendrán como consecuencia requisitos
de preservación más com-plejos, más laboriosos y, por ello, más caros".
(Cedars guide to digital collection manage-ment, p. 5)
2.3 ¿Quiénes se implicarán en el proceso de preservación?
Obviamente todos los agentes que intervienen en la
preservación se verán afec-tados por los ajustes provocados por los recursos
digitales. En los siguientes párra-fos se sugieren cómo los cambios previstos
posiblemente afectarán tanto a las per-sonas como a las instituciones
involucradas.
Personas implicadas:
Los cambios afectarán desde luego a los profesionales que ya
se dedican a la pre-servación. Afortunadamente muchos de sus conocimientos y
atributos actuales seguirán siendo válidos. Las Directrices de UNESCO
identifican las siguientes com-petencias consideradas "transferibles"
(Directrices..., p.52) — Excelentes conocimientos para reconocer los materiales
importantes del patrimonio. — Experiencia en trabajar con los usuarios. —
Experiencia en trabajar con los titulares de derechos de propiedad intelectual.
— Capacidades y redes internacionales especializadas en la organización y la
descrip-ción de los elementos del patrimonio para poder encontrarlos y
comprenderlos. — Empeño en su preservación a largo plazo. — Por lo menos
algunas competencias e infraestructuras importantes que podrían aportar a la
gestión de los activos digitales. — Por lo menos una posibilidad de mandato
permanente conferido por sus comunidades para ocuparse de la gestión y la
preservación del patrimonio digital.
Pero este personal también necesitará adquirir nuevos
conocimientos y aptitudes. Mientras algunos pueden sentirse amenazados, otros
estarán a la expectativa de nuevas oportunidades laborales. Además de poseer
conocimientos de informática y de cuestiones legales, las personas implicadas tendrán
que mostrarse abiertas a asimilar nuevos conceptos y procedimientos y asumir
nuevas responsabilidades. Asimismo, estos profesionales deberán mostrarse
flexibles para poder anticiparse a los cambios que puedan afectar las
actividades relacionadas con la Editorial UOC 39 Nuevo paradigma en
preservación
preservación: cambios de formatos, de tecnología, de
prácticas técnicas, de normas y de legislación. En definitiva, necesitarán
capacidad y voluntad para responder de una forma ágil y eficiente a los nuevos
retos. Estas personas también tendrán que crear nuevos canales de comunicación
dentro y fuera de la institución. Si hasta ahora han podido trabajar en gran
medida de forma independiente, ahora necesitarán estar en contacto permanente
con otros profesionales como, por ejemplo: • Administradores institucionales:
para exponerles las necesidades y solicitar los recursos necesarios para
satisfacerlas; para recibir de ellos información sobre las políticas y los
recursos disponibles, ya que las actividades de preservación tendrán que
ceñirse a ellos. • Autores o creadores de los recursos: para informarles sobre
la mejor manera de crear y almacenar recursos digitales para favorecer su
preservación a largo plazo; también es preciso trabajar con el colectivo de autores
para conocer cuáles son los elementos esenciales de los recursos que habrá que
preservar para que sean útiles para los usuarios futuros. • Otros contactos
institucionales: el gabinete legal, el servicio informático, etc., para pedir
consejos sobre cuestiones de derechos de autor, nuevas tecnologías, etc. •
Otros contactos externos: editores y otros titulares de la propiedad
intelectual de los recursos gestionados; organizaciones internacionales,
consorcios, bibliotecas nacionales, administración pública, asociaciones
profesionales y empresas que trabajan en la búsqueda de soluciones para los
retos de la preservación digital.
Estas organizaciones
pueden ofrecer una oportunidad de colaborar en el desarrollo de proyectos o en
la prestación de servicios o que suministran productos o servicios
relacionados.
Cabe recordar que actualmente los factores institucionales
-no los tecnológicos-se consideran el principal obstáculo para el avance de la
preservación digital. Así, según Anne Kenney de la Cornell University,
la falta de preparación (readiness) de la organización, y no
la tecnología, es el prin-cipal inhibidor de programas de preservación digital.
(Access in the fitfure tense, p.31) Para demostrar la voluntad de sostener la
preservación a largo plazo es preciso el reconocimiento explícito mediante la
formalización de los nuevos procesos: • la elaboración una política donde quede
reflejada la implicación institucional: • la incorporación de los nuevos
procedimientos en las operaciones cotidia-nas incluyendo una clara asignación
de responsabilidades, • la definición de un modelo económico que permita la
continuidad de las acti-vidades a largo plazo.
Numerosas instituciones se ven incapaces de garantizar la
preservación de todos los recursos digitales que almacenan y gestionan
actualmente. Es inquietante pensar que en muchos casos son las mismas que han
procurado y logrado preservar los mismos documentos en versión analógica. A
modo de ejemplo, la inca-pacidad institucional queda expuesta en la siguiente declaración
emitida en febrero del 2005 por la American Association of Law Libraries
(AALL). Se trata de una protesta contra la decisión de la Government Printing
Office (GPO) de enviar a las bibliotecas receptoras del depósito legal todas
las publicaciones (salvo las con-sideradas esenciales) únicamente en formato
digital. La AALL argumentó que estas bibliotecas aún no eran capaces de
garantizar la accesibilidad a largo plazo a este material, tal y como siempre
habían hecho con los mismos documentos en formato papel:
No existe ningún sistema fiable para garantizar el control
de las versiones, la auten-ticidad, la difusión, el acceso permanente ni la
preservación de la información electrónica de la administración pública.
(American Association of Law Libraries, 2005)
Es una ¡nuestra más del inicio de un cambio profundo. Si
siempre se ha hablado de cuatro funciones básicas de las bibliotecas
-selección, organización-descripción, acceso-difusión y preservación- este
cambio de paradigma podrá conducir a un replanteamiento del papel que tendrán
las bibliotecas en la preservación de los nuevos recursos, posiblemente
llegando a la renuncia de esta responsabilidad por parte de muchas, si no la
mayoría, de ellas.
Instituciones implicadas
Para garantizar el éxito de los esfuerzos de la preservación
digital se requerirá un nivel más elevado de implicación institucional que
suele matizarse en los dos siguientes conceptos: • La viabilidad institucional
(institutional viability): la transición requerirá la capacidad técnica,
económica y material para asumir las nuevas competencias. • La capacidad de
sostener el nivel de apoyo necesario -sobre todo el económico- en el futuro
(sustainability).
© Editorial UOC 41 Nuevo paradigma en presel V dllUll
No significa que estos materiales no se conservarán en el
futuro sino que pre-visiblemente la responsabilidad no recaerá en bibliotecas
individuales de forma descentralizada, como ha sido el modelo vigente hasta
ahora. Se prevé, en cambio, que una gran parte de la responsabilidad será
asumida por grandes instituciones o por agrupaciones de bibliotecas que
trabajen en colaboración, dedica-das a la preservación de materiales de
creación institucional o, bien, de determinados tipos de recurso: por ejemplo,
material de depósito legal, material de patrimonio nacional, material web de
potencial interés histórico, audiovisuales, información geográfica, datos
estadísticos. En palabras de Abby Smith:
Dada la complejidad de la preservación digital en el entorno
de la red, es probable que unas pocas instituciones tengan que llevar a cabo la
preservación para otras muchas. (Access in the fiáture tense, p.3)
3. Preservación digital y la preservación mediante la
digitalización
Un punto de coincidencia entre la preservación tradicional y
la digital es el uso de la digitalización como método de preservación de
materiales analógicos. El término "preservación digital" puede
prestarse a confusión porque, sobre todo en los años previos al gran boom de la
información digital a mediados de la década de los 90, solía referirse
únicamente a esta actividad, es decir, la digitalización de los documentos
analógicos. En esta sección se repasan diferentes aspectos de la digitalización
para la preservación de material analógico, sus ventajas y las implicaciones
para la preservación del recurso digital que resulta del proceso.
Efectivamente, la digitalización contribuye a la preservación de documentos
físicos como antes ocurría mediante reproducciones en microformas y fotocopias.
También se denomina este método como
"reformatear": el cambio de formato —papel a microfilm o archivo
digital— para crear una versión usable del documento en vez de intentar
prolongar el período de utilización de la versión original. Si el documento
físico sometido a la digitalización no se considera de valor histórico,
económico o probatorio o si estuviera muy deteriorado, se puede proceder a su
eliminación una vez comprobada la correcta captación de su información en el
nuevo soporte. Pero en general las bibliotecas suelen procurar conservar el
documento original. El proceso de digitalización contribuye a su preservación
ya que evita su uso directo, siendo substituido éste por una copia
absolutamente
fiable. Al mismo tiempo, la digitalización introduce
prestaciones nuevas relacionadas con el manejo, uso y utilidad del documento
como, por ejemplo: • mayor facilidad en la búsqueda y más opciones de
localización, • acceso sin barreras temporales, físicas o geográficas, • mayor
número de maneras de visualizarlo mediante herramientas para facilitar la
lectura y la navegación y, en algunos casos, el acceso para personas con
deficiencia visual, • calidad del imagen o texto: aplicaciones que permiten
resaltar el original o disminuir los efectos que dificultan la lectura del
original (como el traspaso de tinta de una página a otra), • reproducción fácil
y rápida sin dañar el original y creación o expansión de servicios para
difundir o comercializar las reproducciones, • nuevos usos, como análisis de
imágenes o de textos, comparación de documentos físicamente alejados, etc.
Pero no obstante esta mejoría de prestaciones, el documento
digitalizado resultante suele ofrecer menor garantía de supervivencia que el
documento tradicional al que presumiblemente ha pretendido preservar. Por ello
se tendrá que programar su preservación igual que se hace para cualquier otro
recurso digital. Si no, se podrá perder la versión digital por los motivos ya
comentados: la obsolescencia tecnológica, el deterioro del soporte y la pérdida
fortuita o intencionada de datos. En el caso de quedar inaccesible o
inutilizable el documento digital, se presentan dos opciones, ambas con
repercusiones negativas para el documento origi-nal archivado: • volvería a ser
usado directamente por los usuarios con los efectos dañinos producidos por el
uso, o • volvería a ser digitalizado, lo que conlleva riesgos a causa de la
manipulación por parte de los operarios, del calor del equipo de escaneo, etc.
En aquellos casos en que el documento original haya sido
eliminado tras su digi-talización, la desaparición de la versión digital
tendría efectos negativos para la institución como: • la imposibilidad de
acceder al recurso por parte de sus usuarios, • la readquisición del recurso,
en formato papel o digital, a fuentes externas, lo que ocasionaría gastos
adicionales.
Para prevenir estos riesgos, las propuestas de
digitalización necesitan incluir un plan en que se detalle la forma de
preservar los nuevos datos digitalizados y un presupuesto a más largo plazo
para cubrir las actividades relacionadas con la preservación como, por ejemplo,
la actualización continuada de los datos. A modo de ejemplo, Stephen Chapman
aconseja que antes de empezar a digitalizar los documentos originales, la
organización debería comprobar su propia capacidad de catalogar, preservar y
dar acceso a los nuevos recursos digitales.
Este autor, como muchos otros, insiste en que se asuma la
responsabilidad de la sostenibilidad de los recursos recién creados para
prevenir la pérdida de datos. Por ello, recomienda que las bibliotecas procedan
de forma consciente antes de empezar a crear un fondo digital y destaca los
siguientes puntos: • La digitalización no es sinónimo de preservación. En el
momento de resol-ver un problema (la preservación del documento original) se
crea otro, ya que la gestión de los recursos digitales requiere un mayor
seguimiento. • La longevidad de los soportes depende en gran parte de las
condiciones locales (temperatura, humedad relativa, etc.) y por ello es
importante hacer un seguimiento de éstas para poder calcular la esperanza de
vida de los soportes usados para almacenar los recursos digitales
institucionales. • La garantía del futuro uso del recurso digital representa un
reto mayor que solamente mantener la cadena de bits. En el mundo de los soportes
analógicos, preservar el contenido garantizaba la capacidad de utilizarlo en el
futuro. En el caso de los recursos digitales, la garantía de la utilización en
el futuro requiere el mantenimiento de entornos informáticos capaces de
interpretarlos. (Chapman, 2004, pp. 7-10)
Pese al reto presentado por la poca permanencia de la
información digital, las iniciativas de digitalización de materiales
bibliográficos son imprescindibles e ineludibles por su capacidad de ampliar y
mejorar el acceso a la gran cantidad de documentos aún inaccesibles en línea.
Como ejemplo del interés oficial en la digitalización del patrimonio
bibliográfico y gráfico para su posterior accesibilidad, la Comisión Europea
publicó en 2005 su línea estratégica, "i2010 - Digital Libraries". Esta
iniciativa pretende asegurar: • el acceso por parte de la sociedad europea a
este material para estimular la investigación e innovación mediante un mayor
uso de él, • la accesibilidad y el uso de este material en el futuro.
Las tres líneas de acción definidas para lograr estos
objetivos se centran en la: • accesibilidad de material en línea •
digitalización de fondos tradicionales • preservación y almacenamiento del
material digital. (European Commission, 2005)
La prioridad dada a estas actividades parece prometer un
mayor apoyo estatal y europeo para proyectos —tanto de digitalización como de
preservación digital—durante los próximos años.
4. Deterioro colectivo y obsolescencia tecnológica:
antecedentes
No es la primera vez que las bibliotecas se enfrentan a la
amenaza de pérdida de un importante conjunto de documentos en un período
relativamente corto ni tampoco es la primera ocasión en que las bibliotecas
tienen que adaptar sus recursos, herramientas y procedimientos a los cambios de
tecnología. En los siguientes párrafos se exponen dos casos del pasado que
posiblemente podrán servir para planificar la respuesta a los retos actuales,
salvando las diferencias.
4.1 Papel friable
Las bibliotecas ya tuvieron que enfrentarse a la amenaza de pérdida
de un volumen elevado de documentos en un periodo relativamente corto y, como
consecuencia, han adaptado sus procedimientos para responder a ella. Es el caso
de los 'libros fria-bles' (brittle books); se trata de libros impresos a partir
de la segunda mitad del siglo xix, que presentan una extraordinaria fragilidad
a causa del elevado grado de degradación del papel fabricado con madera. Por su
elevado nivel de acidez el papel es muy quebradizo, se caracterizaba por una
"autodestrucción anunciada".3 Se dio a conocer este problema a
mediados del siglo xx y recibió el nombre de "fuego lento" (slow
fue), porque era tan letal para los libros como los incendios, pero a un ritmo
más lento. Como respuesta a ese peligro se pusieron en marcha varias iniciativas;
por ejemplo.
Se considera que el
papel es friable cuando no resiste dos pliegues dobles en una esquina de la
hoja y ésta se rompe.
© Editorial UOC 45 Nuevo paradigma en preservación
plo en Estados Unidos se inició un proyecto, en 1989, para
la conservación de fon-dos amenazados denominado Brittle Books Program. La
solución para preservar el contenido intelectual de los documentos, fue su
reproducción en microformas. Antes de sacar conclusiones para la preservación
digital de las experiencias del rescate de los libros amenazados a causa del
papel friable, es útil recordar algunas diferencias entre los dos soportes
utilizados para la preservación: las microformas y las copias digitales: La
transferencia de contenido a microformas consiste en una única operación, ya
que la expectativa de vida de éstas es de centenares de años mientras que en el
mejor de los casos la vida de los recursos digitales, es de unas décadas y
requiere una atención continuada. El contenido reproducido en microformas sólo
necesita una "tecnología" muy primitiva: una fuente de luz y una
lupa, toda una garantía para su futuro acceso y uso, mientras que en los
documentos digitales la complejidad de elementos y su evolución constante
obstaculiza la legibilidad. El ritmo de deterioro del papel friable,
afortunadamente, fue lento; pero el ritmo de la microfilmación también fue muy
lento a pesar de muchos factores favorables: • se contó con tiempo suficiente
para preparar una respuesta adecuada; • se tenía el conocimiento técnico y
reconocimiento colectivo del problema; • se desarrollaron procedimientos para
rescatar el contenido intelectual.
La causa de la lentitud de la respuesta estuvo en gran parte
en la insuficiencia de recursos económicos y materiales disponibles. Si se
extrapola esta experiencia a la amenaza actual a los documentos digitales,
surgen interrogantes tales como: ¿Para luchar contra la pérdida de recursos
digitales, las bibliotecas podrán contar con un mayor apoyo institucional y una
financiación más adecuada y sostenida para actuar ágilmente como fue el caso
con los libros de papel friable? ¿Habrá suficiente voluntad institucional para
frenar a tiempo la pérdida de datos?
4.2 Soportes audiovisuales
Dos de los principales retos de la preservación de recursos
digitales -la obsolescencia tecnológica y el deterioro de soportes físicos-
tienen antecedentes en la evolución de los soportes magnéticos que han
almacenado documentos audiovisuales durante las últimas tres décadas. Los
profesionales que trabajan con estosrecursos han tenido que adaptarse a la
evolución de la tecnología, caracterizada por dos tipos de cambios: • de la
tipología de los recursos: formatos y tamaños, • del equipo necesario para la
gestión, almacenamiento y lectura.
La evolución en este sector continúa ya que los recursos
audiovisuales se han transferido a soportes digitales durante los últimos 20
años: desde la grabación de música en CDs a partir de los años 80 hasta la
adopción de los DVDs para grabar, almacenar y visualizar imágenes en movimiento
a finales de los años 90. La producción televisiva, que será totalmente digital
antes del final de esta década, representa un reto de dimensiones insospechadas
y de una complejidad imprevisible para los responsables de su preservación. Y
con una dificultad añadida; ellos no contarán con la programación en soportes
analógicos a la que recurrir en caso de pérdida del digital. También hay que
pensar en los nuevos dispositivos que han aparecido en el mercado en los
últimos años —grabadores de vídeo, cámaras e, incluso, teléfonos móviles— que
producen sin cesar una cantidad enorme de nuevos recursos audio-visuales
digitales. Aunque no todo merecerá ser preservado, seguramente una parte de
esta nueva producción será de suficiente interés y valor como para que se garantice
su supervivencia. Con la transición de documentos audiovisuales analógicos a
formato digital, los responsables de su gestión tendrán que enfrentarse a los
mismos retos que los demás, pero su experiencia en superar otros cambios
tecnológicos durante las últimas décadas seguramente les facilitará la
asimilación de nuevos conocimientos, la adaptación de su forma de trabajar y la
adopción de nuevas políticas y procesos. Ojalá que puedan compartir sus
experiencias con el resto del sector de la preservación para contribuir al
diseño y construcción del nuevo paradigma. Por último, otro punto en común
entre la preservación de audiovisuales y la de recursos digitales es la
necesidad de trabajar a menudo en cuestiones relacionadas con el derecho de
autor, derecho que también es necesario para la gestión
4. En una conferencia
pronunciada durante las Jornadas de Preservación de Recursos Digitales
(celebradas en Madrid en 2006), Laura Campbell, subdirectora de la Library of
Congress, afirmó que la labor de identificar y contactar con los titulares de
los derechos de autor representa el gasto más alto en sus proyectos de
preservación digital. Precisaba que el problema se agudiza debido a que la
mayoría de las personas o entidades contactadas por la LC ni siquiera responden
a la solicitud. (Campbell, 2006)
de materiales tradicionales, pero que resulta más complejo
con los nuevos medios por varias razones, entre otras: • la relativa
"juventud" de las obras, que requieren tratamiento estando aún
vigentes los derechos de autor; • la frecuente presencia de múltiples titulares
de este derecho.
En el primer caso, si se considera que los derechos de autor
duran 70 años a partir de la muerte del autor, es evidente que todo el material
"nacido digitalmente" tendrá los derechos vigentes. E incluso una
gran parte del material audiovisual grabado a principios del siglo veinte y
reconvertido en versión digital puede tener los derechos aún protegidos,
dependiendo de la fecha de defunción del titular. A partir de esta fecha, y
durante los 70 años posteriores, los derechos pasan a sus herederos y, cuando
éstos se mueran, la titularidad volverá a pasar a los nuevos herederos. Como se
puede imaginar, con cada sucesión se complica mucho más el proceso de
identificar y contactar con los titulares actuales. En el segundo caso la
identificación y búsqueda de los titulares se complican con un incremento de
colaboradores de la obra.
El reto es parecido tanto para material nuevo como para el
antiguo: ¿quiénes son los titulares de los derechos de autor de una página web
a la que contribuyen centenares de personas y cómo se localizan? ¿quiénes eran
los titulares y cómo encontrar a los herederos de una grabación de jazz de los
años 20 del siglo pasado? (No solamente los músicos y voca-listas comparten
derechos; también son titulares otros que contribuían de alguna forma a la obra
como, por ejemplo, los compositores de la música y de la letra de la música
grabada.) Queda comprobado que los principales riesgos para los materiales
digitales son nuevos: el deterioro veloz del soporte, la obsolescencia
tecnológica y la vulnerabilidad de los datos digitales. Y es por ello que
tendrán que ser adaptadas a la nueva realidad las actuaciones profesionales que
se desarrollaron en épocas anteriores para la preservación de objetos
"fijos, estables y duraderos". Al mismo tiempo las asociaciones
profesionales más implicadas -entre ellas, las relacionadas con la
Biblioteconomía y la Documentación- tienen la responsabilidad de ayudar a sus
miembros durante el período de transición, mediante la identificación y
promulgación de "mejores prácticas", la elaboración y difusión de
nuevas pautas y normas y la promoción de programas de estudio actualizados para
que la nueva generación de profesionales tenga la preparación necesaria para
enfrentarse a los retos de la preservación digital.
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