ELABORACIÓN DE UN PLAN DE PRESERVACIÓN
En el capítulo anterior hemos visto un catálogo de
soluciones de preservación digital que se encuentran en pleno funcionamiento o
en fase avanzada de implantación y con anterioridad se han explicado los
principales parámetros técnicos en los que se basa la preservación digital.
Ante toda esta avalancha de informaciones, algunas ciertamente muy
especializadas, cabe preguntarse qué debe hacer una institución determinada que
quiera avanzar en este ámbito.
¿Existen prácticas recomendadas? ¿Existes soluciones
aplicables de forma genérica o las que hemos visto solo son aplicables a
grandes instituciones, con grandes presupuestos? A continuación intentaremos
dar respuesta a estos enigmas. Para emprender un sistema de preservación
digital, previamente tiene que formularse una política al respecto y definir
unos objetivos: ¿qué vamos a preservar y que no?, ¿con qué finalidad, para que
usuarios?, ¿lo vamos a hacer solos o colaborando con otras instituciones o
empresas?, ¿preservar forma parte de nuestras responsabilidades o es una
actividad voluntaria?, ¿disponemos del conocimiento técnico para hacerlo?,
¿tenemos asegurados los medios económicos para su sostenibilidad a largo
plazo?... Es dificil que un sistema de preservación sea viable si los
procedimientos previos de gestión y explotación de documentos y datos no están
bien asegurados. Así, una empresa o administración pública primero deberá
disponer de un buen sistema de gestión documental o ERM antes de emprender la
preservación a largo plazo. Dcl mismo modo, una biblioteca universitaria
primero debe dotarse de un buen repositorio digital v de todos los
procedimientos de gestión anexos. Existe una tendencia equivocada a centrar las
preocupaciones en la preservación a largo plazo (décadas) mientras se descuidan
las acciones a cono plazo (quin-quenio), mucho más viables y urgentes a la vez.
En efecto, lo primero que debería de asegurarse es la fiabilidad y seguridad de
los sistemas de gestión presentes, asegurando su robustez ante:
• El crecimiento de los contenidos.
• El incremento en el uso.
• Las incidencias informáticas.
• Los ataques a su seguridad.
Para conseguirlo es necesario actuar en cuatro niveles
sucesivos:
• Disponer de sistemas de copias de seguridad fiables,
alguna de ellas en localizaciones externas.
• Establecer procedimientos de garantía de la cali-dad del
servicio.
• Realizar auditorías de seguridad. Una buena pauta puede
ser seguir las indicaciones establecidas en el Esquema Nacional de Séguridad (ENS).
• Intentar establecer sistemas informáticos redundantes
(duplicadora), quizás en colaboración con otras instituciones similares.
En cuanto a los datos, es importante normalizar el Formato
en que estos se crean y almacenan. El objetivo es la reducción del número total
de formatos a gestionar y que los finalmente elegidos puedan contar con mejor
soporte técnico. Esta práctica está siendo implementada en todos los archivos
nacionales que han empezado a gestionar datos electrónicos. También es importante
hablar con los usuarios potenciales (llamados comunidad designada en el argot
de preservación digital), para conocer de forma exacta cuáles son sus
expectativas, qué propiedades de los documentos o de los datos son las más
significativas para ellos s cómo esperan interactuar en el futuro con los
contenidos. Este conocimiento ha de servir para configurar el sistema de
preservación digital de forma que satisfaga el máximo número de estas
expectativas.
Fijémonos en que, por ejemplo, para una administración pública
lo primordial es asegurar la autenticidad y validez jurídica dc los datos,
aunque no necesariamente su imagen externa; en cambio para un artista de media
art la forma puede ser crucial y para un artista de net.art la forma ha de
estar ligada a la posibilidad de poder interactuar con la misma. Cada comunidad
de usuarios tiene sus expectativas, sus formatos comunes de ficheros, sus
formatos de metadatos, el nivel de complejidad con el que está dispuesta a
trabajar, etc.
Pensemos en el
ejemplo de los formatos gráficos: un artista de fletad puede trabajar con GIF,
una biblioteca digital con JPEG, un archivo histórico con TIFF, un fotógrafo profesional
con DNG y un observatorio astronómico con FITS; sería una gran equivocación
intentar normalizar estos formatos de entrada V migrarlos a otro distinto, los
usuarios del presente y del futuro no lo perdonarían. Por último, a lo largo
del texto ya ha quedado patente que la preservación digital es una actividad
compleja a nivel técnico y cara a nivel económico. Estos aspectos se han de
tener bien presentes en el momento de asumir responsabilidades de preservación;
claramente se ha de impulsar que estas scan debidamente ejercidas por aquellas
instituciones que tienen la conservación entre sus funciones.
En cualquier caso es obligatorio explorar las posibilidades
de emprender acciones de forma coordinada o consorciada. lista es una tendencia
claramente visible en Estados Unidos, en Australia y en distintos países
europeos, donde se están uniendo esfuerzos y com-partiendo recursos para crear
sistemas de preservación comunes o bien, a un nivel más simple, para
intercambiar copias de seguridad de los datos. Un ejemplo máximo de esta
tendencia es el consorcio HathiTrust (http://www.hathitrust.org/), creado en
2008, que da seguridad a los contenidos de unas 60 ins-tituciones, entre ellas
las principales bibliotecas digitales de Estados Unidos, incluyendo Berkeley,
Duke, lirnory, Harvard, Johns Hopkins, MIT, Michigan, Ncw York, Princeton,
Stanford y Yale.
A este consorcio
también se ha unido la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid, lo
que la ha convertido en su primer socio no norteamericano. Su modelo de
funcionamiento se basa en el mantenimiento mancomunado de un centro de datos
distribuido entre la Indiana University y la University of Michigan en el que
hay un duplicado de todos los libros digitalizados por distintos socios. Hatchi
Trust también mantiene un catálogo abierto con todos sus fondos y permite su
consulta según las condiciones de copyright de cada obra y el estatus del
usuario.
Un segundo ejemplo reelevante es el del consorcio Meta
Archive Cooperative en el año 2002 como una agrupación de seis bibliotecas
universitarias del sudeste de estados unidos. En la actualidad está formado por
unas cincuenta instituciones de cuatro países entre las que se encuentra el
Consorcio de Biblioteques Universitares de Catalunya en el mantenimiento de una
red LOCKSS con la que se aseguran los objetos digitales de las distintas
bibliotecas participantes
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