EL SISTEMA INTERNACIONAL DE DATOS SOBRE PUBLICACIONES EN SERIE (ISDS)

 

 

 

EL SISTEMA INTERNACIONAL DE DATOS SOBRE PUBLICACIONES EN SERIE (ISDS)

1. 1. El ISDS. Origen, estructura y funciones

En 1967 la UNESCO y el Consejo Internacional de Asociaciones. Cientí-ficas emprendieron conjuntamente un estudio sobre la posibilidad de esta-blecer un sistema mundial de información científica (UNISIST). Dentro de ese esquema, el Grupo de trabajo sobre descripciones bibliográficas reconoció la necesidad de un sistema internacional para el registro de publicaciones en serie, que dispusiera de la organización necesaria para reunir, registrar y difundir informaciones precisas sobre ellas. Se realizó un estudio que dio como resultado el "Informe sobre la posi-bilidad de establecer un sistema internacional de datos sobre publicaciones en serie y diseño preliminar del sistema". Este informe fue aprobado por el Comité Central del UNISIST y propuesto a la UNESCO para su realiza-ción. El gobierno francés se declaró dispuesto a establecer el Centro Inter-nacional del ISDS en París y a contribuir de manera sustancial a su fun-cionamiento. Mientras tanto el ISO/TC 46 había formulado la propuesta de establecer un número internacional normalizado de publicaciones en serie (ISSN) y se convino que la responsabilidad de asignar el ISSN sería confiada al Centro Internacional del Sistema Internacional de Datos sobre Publicaciones en Serie (International Serials Data System, ISDS), creado en 1972 como resul-tado de un acuerdo entre el gobierno francés y la UNESCO. Todos los Estados miembros fueron invitados a participar en el ISDS mediante la creación de Centros nacionales. La finalidad del ISDS es crear y mantener un banco de datos sobre soporte informático que incluya las informaciones necesarias para la identi-ficación de publicaciones en serie de todas las procedencias y de todas las disciplinas. Es responsable de la adjudicación a cada publicación en serie, que aparece bajo un título dado, de un número de identificación único, el ISSN. El ISDS está organizado a dos niveles:

— Un Centro Internacional responsable de la creación y del mantenimiento de un fichero internacional de publicaciones en serie sobre soporte informático y de la difusión de las informaciones registradas.

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— Los Centros nacionales que registran las publicaciones en serie edi-tadas en sus respectivos países y que transmiten los datos correspon-dientes al Centro Internacional.

Esta doble estructura combina las ventajas de los sistemas centralizados y descentralizados, ya que, por una parte, los Centros nacionales son res-ponsables del registro de las publicaciones en serie editadas en su territorio, y de transferir ese registro al Centro Internacional para la constitución y mantenimiento del registro central; además mantienen contacto con los editores e impresores y satisfacen los pedidos concretos de los usuarios. Por otra parte, la coordinación y elaboración del registro a nivel internacional garantizan la existencia de orientaciones comunes, procedimientos funcio-nales uniformes, mantenimiento coherente y continuo de las normas, reglas y formatos del ISDS.

I. 2. Publicaciones y servicios del ISDS

El registro internacional del ISDS se basa en un fichero inicial que contiene aproximadamente 25.000 títulos de publicaciones en serie científi-cas y tecnológicas. Este fichero básico se preparó en el Centro Internacional, fusionando los datos de cinco ficheros legibles a máquina (CNRS, Chemical Abstracts Service, Geological Abstracts, INSPEC y Biological Abstracts). Este fichero fusionado se distribuye entre los Centros nacionales para su rectificación y puesta al día; constituye el núcleo del registro internacional que se va enriqueciendo con las informaciones regularmente enviadas por todos los Centros de la red. En los Centros nacionales y regionales se registran sistemáticamente todas las publicaciones en serie posteriores a 1971, así como los cambios de títulos que tuvieron lugar después de esa fecha. Se incluyen también publicaciones en serie más antiguas, de acuerdo con sus propios requisitos y a petición de los usuarios. En el Centro Internacional se tratan las pu-blicaciones en serie procedentes de países que aún carecen de un Centro. Los registros se remiten en formularios escritos manualmente o en formato legible para la máquina al Centro Internacional donde se tratan, verifican y agregan al fichero internacional. Actualmente la red ISDS comprende 44 Centros operacionales que cu-bren aproximadamente el 80 por 100 de las publicaciones en serie de todo el mundo. El fichero contiene unos 90.000 registros de publicaciones en serie de interés nacional e internacional y aumenta aproximadamente 30.000 registros al año. Las publicaciones científicas y técnicas constituyen más o

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menos el 50 por 100 del fichero, pero están representadas todas las materias. Todos los registros del ISDS contienen un conjunto común de elementos compuestos por datos considerados suficientes para identificar y registrar las publicaciones en serie. Los principales elementos para la identificación son el ISSN y el título clave. El título clave es un nombre adjudicado a una publicación en serie y es inseparable del ISSN. Los principios del ISDS han sido establecidos paralelamente a un Proyecto de descripción bibliográfica internacional normalizada (ISBDS). Esto ha permitido establecer una es-trecha relación entre el título característico ISBDS y el título clave del ISDS. El título clave es establecido por el Centro ISDS responsable del registro de la publicación y deriva del título que aparece en ella, registrado en la lengua original y transliterado, si es el caso, en alfabeto latino. El subtítulo no forma parte del título clave. Cuando una publicación lleva más de un título, se elegirá el de la portada y de los demás se harán referencias. Si el título de la publicación es característico, será utilizado como título clave, por ejemplo: Acero y Energía. Si el título incluye el nombre de una institución editora, gramatical-mente ligada al resto del título, se convierte en título clave tal como se presenta, por ejemplo: Boletín de la ANABA. Si el título contiene una palabra genérica (Anales, Anuario, Boletín, Revista, etc.) que no está ligada gramaticalmente a la institución editora, el título clave comenzará por la palabra genérica, seguida por el nombre de la institución editora tal como se presenta en la publicación, por ejemplo: Boletín - Dirección General de Archivos y Bibliotecas. Las Pautas del ISDS contienen las distintas modalidades de títulos de publicaciones en serie e indican el criterio que se debe seguir en cada caso para adjudicar el título clave correspondiente. Además del ISSN y del título clave los ficheros ISDS contienen otros elementos de datos, por ejemplo: un título abreviado que permite su cita, otras formas que adopta el título, las fechas iniciales y finales de la publicación, el pie de imprenta, la clasificación, los códigos correspondientes a país y lengua; el registro contiene asimismo si una publicación tiene títulos anteriores o posteriores, si es suplemento de otra, si es analizado por algún servicio de documentación, etc. El formato ISDS se basa en el de las publicaciones en serie MARC. Todos los registros automatizados pueden obtenerse en el formato de intercambio del ISDS, basado en la norma internacional ISO 2709. En la actualidad, el registro completo, legible a máquina, se encuentra

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disponible solamente en los Centros ISDS. Se envían registros parciales a diversas organizaciones que han incorporado el ISSN y el título clave a sus sistemas o que desean hacerlo. El fichero legible a máquina se reproduce en microfichas para su distribución general. Se escogió esta presentación porque es de fácil manejo y consulta, y tiene las mismas ventajas que un fichero automatizado a efectos de una constante actualización. El registro se hace en microfichas A6 normalizadas a una escala de reducción de 1:48 (270 marcos). Las microfichas se numeran en series sucesivas. Los registros, enumerados en orden de ISSN, contienen todas las informaciones esenciales del fichero legible a máquina: ISSN, título clave y títulos accesorios, lugar de edición y editor, códigos de país y lengua, fecha de iniciación, título abreviado y títulos de enlace. Se escriben en versales y versalitas, con todos los signos diacríticos que requieren los idiomas empleados. Se tiene acceso a los registros completos mediante dos índices : un índice por orden de ISSN y otro alfa-bético en el que figuran los títulos clave y las otras formas que adoptan los títulos. Cada asiento del índice remite al número de la microficha y al número del marco. El ISDS Bulletin actualiza regularmente el registro. El Centro Internacional comenzó a publicar este Boletín en 1974, con el fin de difundir la información procedente del fichero internacional entre los Centros nacionales ISDS y otros usuarios. Los Centros nacionales preparan los registros enumerados en el Boletín a partir de las publicaciones, observando rigurosamente las normas internacionales y las reglas del ISDS. Por consiguiente, en su contenido se combinan las características de un registro internacional normalizado con la precisión y los conocimientos especializados de las bibliografías nacionales. A partir de 1978 el boletín impreso ha sido sustituido por una edición en microfichas con una estructura semejante a la del registro; aparece cada dos meses y cada número incluye aproximadamente 4.000 registros nuevos o corregidos; los índices anuales son acumulativos y las microfichas que contienen los registros completos son continuación del fichero. Además el Centro Internacional del ISDS tiene la responsabilidad de mantener al día la lista normalizada ISO de abreviaturas de palabras que aparecen en el título de las publicaciones periódicas. De acuerdo con ISO, el Centro Internacional publia suplementos semestrales con todas las abreviaturas nuevas solicitadas por los Centros del ISDS o por otros usuarios. El Centro Internacional ha publicado también una lista acumulativa de los suplementos de 1971 a 1976.

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II. EL ISSN. SUS CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS

En 1971 la ISO difundió una recomendación para la creación de un Número Internacional Normalizado de Publicaciones en Serie (Internatio-nal Standard Serial Number, ISSN) que identificase de forma inequívoca el título de cada publicación en -serie. Entre los profesionales que deben hacer frente a una producción impresa cada día más numerosa, hacía tiem-po que se sentía la necesidad de un código numérico sencillo que identifi-case sin ambages una publicación en serie. El ISSN responde a esta exigen-cia; suprime las barreras lingüísticas y su utilización es indispensable en el momento en que se desarrollan sistemas automatizados en las bibliotecas y en los centros de documentación, así como en las editoriales y librerías. La adjudicación a cada publicación en serie, que aparece bajo un título clave, del ISSN corre a cargo del ISDS. Los Centros nacionales comunican a los editores o a los impresores el ISSN y el título clave atribuido a cada una de sus publicaciones en serie a medida que se vayan editando. Se recomienda a editores e impresores que impriman el ISSN sobre cada fascículo de la publicación correspondiente, en la parte alta y a la derecha de la cubierta, en dos grupos de cuatro cifras separados por un guión y pre-cedidos de las siglas ISSN, por ejemplo: ISSN 0123-4567. También es po-sible imprimirlo en la zona bibliográfica junto al número del Depósito Le-gal. En el caso de las series monográficas que tengan tanto ISBN como ISSN deberán aparecer ambos números juntos y precedidos cada uno de su pro-pio prefijo. Se recomienda mencionar el ISSN en los catálogos, prospec-tos, etc., referentes a publicaciones en serie. Para los fines del ISDS las publicaciones en serie comprenden : perió-dicos, memorias, actas de instituciones o congresos y series monográficas. Las características del ISSN son las siguientes :

— Es un código normalizado de ocho cifras, la última de las cuales es un número de control. — No tiene otro significado que la identificación del título de una pu-blicación en serie. — Está asociado indisolublemente al título registrado bajo una forma normalizada, definida como "título clave" por el ISDS. — A cada ISSN corresponde un título clave único. — Si una publicación en serie cambia de título, se determina un nuevo título clave al que se atribuye un nuevo ISSN.

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—. El ISSN es compatible con el ISBN (Número Internacional Nor-malizado de Libros). Un volumen de una colección recibe un ISBN como libro y el ISSN de la colección de la que forma parte.

Las principales ventajas del ISSN son las siguientes:

— El ISSN, por sí solo, permite identificar una publicación en serie, cualquiera que sean el lugar de edición y la lengua. — Asegura una identificación inmediata cuando se hace un pedido. — Permite una comunicación rápida y eficaz entre editores, libreros y distribuidores, mejorando de este modo los circuitos de venta. — En las bibliotecas y en los centros de documentación facilita las operaciones de identificación, adquisición, préstamo, etc. Acelera el canje de publicaciones y simplifica la elaboración de catálogos colectivos. — Está ideado para el tratamiento con ordenador a todos los niveles (actualización de ficheros, selección y transmisión de datos).

III. EL CENTRO NACIONAL ESPAÑOL DEL ISDS

En 1978 España ha firmado un acuerdo con el ISDS creándose el Centro nacional español dentro de las actividades del Instituto Bibliográfico His-pánico, que deberá controlar todos los ISSN asignados a las publicaciones en serie editadas en España y transmitir los datos correspondientes al Cen-tro Internacional en las formas previstas por el ISDS. En Centro nacional ha de registrar las publicaciones en serie que se editen en España, atribuyendo a cada título clave un ISSN tomado del grupo suministrado por el Centro Internacional. El Centro nacional irá solicitando grupos de ISSN al Centro Internacional a medida de sus nece-sidades y le irá remitiendo los formularios con los datos especificados por el ISDS, entre los cuales destaca por su importancia el título clave. Entre los trabajos que realizará el Centro nacional hay que citar los siguientes:

— Revisar las publicaciones en serie españolas incluidas en el registro ISDS, ya que se les ha asignado ISSN y título clave sín ver las pu-blicaciones correspondientes. — Revisar las publicaciones en serie españolas, con ISSN ya asignados, que figuran en las siguientes obras de referencia publicadas por Bowker :

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— New Serials Titles..., 1950-1970 cumulative. New York : Bowker, 1973, 4 vol. — Ulrich's International Periodicals Directory... 5th ed. 1973-1974. New York; London : Bowker, 1973, XI, 2706 pp. — Irregular Serials and Annuals... 2nd ed. New York; London : Bowker, 1972, 672 pp.

Los ISSN que constan en Bowker han de ser verificados por el Centro nacional, ya que frecuentemente hay números duplicados y los títulos no siguen las pautas dadas por el ISDS para los títulos clave. — Promover el uso del ISSN en España, divulgándolo por medio de folletos explicativos, circulares, etc., y estableciendo las oportunas relaciones con los editores e impresores a fin de obtener su colaboración. — Aportar al registro ISDS los datos correspondientes a las nuevas publicaciones en serie de interés científico, técnico o humanístico, a medida que se vayan editando en España. Estas publicaciones en serie, debidamente catalogadas y clasificadas, podrían incluirse en Bibliografía Española o editarse en forma de suplemento de dicha Bibliografía. — Asignar ISSN y registrar, según las pautas ISDS, las publicaciones en serie retrospectivas, a medida que lo vayan solicitando bibliotecas, centros de documentación u otros usuarios. Hay que prever una gran demanda por parte del Catálogo Colectivo de Publicaciones Periódicas en Bibliotecas Españolas. — Remitir todos los formularios al Centro Internacional, con el que hay que mantener una estrecha colaboración, para que los incorpore al registro general. Durante 1979 se pueden enviar formularios escritos a mano, pero a partir de 1980 conviene suministrar los datos en cinta magnética.

IV. BIBLIOGRAFÍA

— Pautas del ISDS. París: ISDS, 1973. 59 pp. - ROSEMBAUM, M. "Registro del ISDS sobre publicaciones en serie". (Bole-tín de la Unesco para bibliotecas, 1978, núm. 3, pp. 161-163). -3 BOSSUAT, M. L., y CH. GIRARD. "Le Numéro International Normalisé des Publications en Série (ISSN)". (Bulletin des BibliothIques de France, 1974, núm. 12, pp. 557-561). M. LUZ GONZALEZ LOPEZ

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